Continuamente hablo en Motor Pro de atracción y fidelización de clientes, de CRM, de gestión de pedidos, de cuestiones logísticas,…
Para alguien que no haya trabajado nunca en un concesionario, puede pensar que la informatización de una concesión debe ser un caos de herramientas y aplicaciones para un sinfín de funcionalidades distintas.
Nada más lejos de la realidad: hoy en día en el mercado encontramos varias soluciones informáticas que integran todas las funciones básicas de un concesionario a través de una única herramienta denominada DMS.
En este artículo vemos qué cosas son básicas para que un DMS proporcione buenos resultados.
¿Qué es un DMS?
DMS es una herramienta informática de gestión de concesionarios (Dealer Management System).
El DMS permite controlar y gestionar un concesionario desde una única aplicación. De ese modo, con todos los datos centralizados en un único lugar, se gana mucho en eficiencia.
La implantación de los DMS hoy en día es máxima en España.
Según una encuesta realizada para el estudio Determinantes de la competitividad de los concesionarios de automoción en España, el 99,6% de los concesionarios españoles utilizan algún software DMS.
No obstante, que dispongan de este tipo de herramientas no implica que las utilicen al 100%, habiendo muchos módulos que apenas se tocan.
¿Cuáles son los DMS más habituales?
Si hacemos caso de la encuesta citada, el mercado está dominado por dos herramientas que se comen el 52% del pastel.
Estaríamos hablando de aplicaciones comerciales como Aswin (con una cuota de mercado del 25%) o Quiter (que llega hasta el 27%).
El 48% restante se muestra más atomizado, debido a que en el mercado existen unas cuantas empresas ofreciendo bastantes soluciones de este tipo.
Uno de los motivos principales por los que un concesionario elige una u otra herramienta suele venir impuesto por las recomendaciones de la marca a la que representa.
De hecho, hay fabricantes de automóviles que han realizado personalizaciones de determinados DMS para que sus concesionarios utilicen de un modo unificado la aplicación que ellos han desarrollado.
En esos casos, el poder de decisión de la concesión es nulo, así que no te quedará otra opción que aceptar lo que te diga el responsable de sistemas de su marca e instalar software y servidores bajo sus estrictas directrices.
Para los concesionarios que tienen libertad de elección, la funcionalidad del software es uno de los elementos decisivos a la hora de decidirse por uno en concreto. Un dato que me resulta curioso puesto que luego casi nadie emplea el 100% de las funcionalidades.
Cuestiones como los costes de implantación tienen un importante peso a la hora de elegir un DMS, aunque por debajo de la importancia que le dan las concesiones a la funcionalidad de la herramienta seleccionada.
Para los concesionarios que tienen libertad de elección, la funcionalidad del software es uno de los elementos decisivos a la hora de decidirse por uno en concreto. Un dato que me resulta curioso puesto que luego casi nadie emplea el 100% de las funcionalidades.
Qué áreas de la concesión se pueden gestionar a través del DMS
Si has tenido la oportunidad de ver cómo funciona una herramienta de estas características, habrás observado que tienes acceso a toda la información relevante de la concesión.
Para ello, necesitarás un perfil con el máximo acceso, ya que estas herramientas se suelen capar o limitar para que cada departamento solo pueda operar con los instrumentos que realmente necesita.
Al final, tan solo la estructura de dirección y gerencia de la concesión es la que puede utilizar el DMS en todo su potencial.
Departamento de ventas
A través de un DMS potente se pueden hacer las siguientes gestiones:
- Control completo del ciclo de venta: desde que la concesión compra el coche hasta que lo vende y se lo entrega al cliente.
- Gestión de vehículos nuevos: con un DMS se pueden gestionar los pedidos para stock y con cliente, se pueden elaborar presupuestos para los clientes, utilizar el CRM que viene con la herramienta, cálculos de financiación, tasación de vehículos usados, gestión de stock en varias dependencias y ubicaciones distintas, rentabilidad de cada operación,…
- Gestión de vehículos usados: al igual que sucede con el vehículo nuevo, el DMS permite gestionar todos los trámites del VO, realización de ofertas, cálculo de financiaciones, gestión de stock y valoración económica de inventarios, costes asociados a cada VO, rentabilidad unitaria y rentabilidad del departamento,…
- CRM: para gestión de clientes antiguos y nuevos, elaboración de campañas y acciones comerciales,…
- Comercio electrónico: las herramientas actuales permiten generar y gestionar tiendas online.
Recambios y accesorios
El departamento de recambios también cuenta con una potente herramienta para:
- Gestionar su stock.
- Hacer pedidos.
- Controlar inventarios.
- Elaborar albaranes, presupuestos, facturas,…
- Imputación de consumos a órdenes internas de taller,…
Taller y departamento de post-venta
El DMS también tiene una importancia clave en el taller puesto que este software sirve para:
- Generar presupuestos y órdenes de reparación.
- Controlar los tiempos de trabajo de cada mecánico y el número de horas facturadas en cada orden de reparación.
- Planificar las citas de taller.
- Elaborar informes de productividad, de tiempos muertos, de rentabilidad por departamento o por trabajador,…
Administración
Aquí habría que distinguir entre gestión y contabilidad:
- En el área de gestión: se pueden elaborar informes que permiten hacer una buena fotografía de todo lo que está sucediendo en el concesionario, gracias a las herramientas de Información y Business Inteligence.
- En el área de contabilidad: el DMS sirve para facturar, llevar la contabilidad y los balances de la empresa, el control de inventarios, el control de cuentas bancarias,…
¿Qué herramienta DMS utilizas en tu concesionario?
Me gustaría conocer si en tu concesión utilizas herramientas habituales como Aswin o Quiter; o prefieres soluciones de otro tipo.
Te espero en los comentarios.